Con la mirada puesta en un nuevo escenario de control tributario, la Agencia Tributaria ha publicado una guía detallada que resuelve las principales dudas sobre la implantación de los nuevos Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y el modelo VERI*FACTU. Esta iniciativa, que cobrará plena vigencia en 2026, representa un cambio profundo en la forma en que se generan, almacenan y remiten las facturas.
Un nuevo marco para la facturación: objetivos y definiciones
El principal objetivo del nuevo sistema es garantizar que todas las facturas emitidas sean auténticas, íntegras y verificables. Para ello, Hacienda exige que cualquier herramienta utilizada para emitir o registrar facturas cumpla unos requisitos técnicos que impidan su manipulación sin dejar rastro.
La Agencia define como Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) cualquier aplicación, sistema o plataforma -propia o de terceros- que intervenga en el proceso de facturación: desde la generación hasta la conservación de los documentos.
¿A quién afecta este nuevo sistema?
Este nuevo régimen será obligatorio para todos los empresarios y profesionales que emitan facturas, independientemente de su tamaño o sector. Quedan excluidos únicamente aquellos que ya tributan mediante el Suministro Inmediato de Información (SII) u otros sistemas con obligaciones equivalentes.
La normativa afectará tanto a programas instalados en ordenadores como a soluciones en la nube o integradas en sistemas contables (como los ERP).
Quién responde y qué se puede delegar
Aunque el software lo gestione un proveedor externo, la responsabilidad del cumplimiento recae exclusivamente sobre el contribuyente. Ahora bien, se permite delegar el uso o mantenimiento del sistema, siempre que esté certificado y se haya emitido una declaración responsable por parte del desarrollador.
Requisitos técnicos exigidos a los sistemas de facturación
Los SIF deberán cumplir con un conjunto de requisitos técnicos que aseguren el control total sobre las facturas emitidas. Hacienda los agrupa en cinco grandes bloques:
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Inalterabilidad: Una vez emitida, la factura no podrá modificarse sin que quede constancia del cambio.
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Trazabilidad completa: Cada factura debe poder seguirse desde su origen hasta su archivo final.
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Acceso y conservación: Los datos deben estar disponibles en formato legible y seguro durante todo el plazo legal.
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Registro de eventos: Todas las operaciones -creación, anulación, modificación- deben quedar registradas.
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Huella digital y firma: Cada factura llevará un identificador único (hash) y, si corresponde, una firma electrónica que garantice su autenticidad.
Además, el sistema deberá estar preparado para remitir información a la Agencia Tributaria mediante certificados electrónicos reconocidos.
Obligación de certificación: declaración responsable
Cada solución de software deberá ir acompañada de una declaración responsable emitida por su fabricante, garantizando que el sistema cumple con todos los requisitos establecidos. Esta declaración no es meramente formal: implica una responsabilidad legal directa ante la AEAT, lo que obliga a los contribuyentes a verificar que el software que utilizan está debidamente certificado.
¿Qué es exactamente VERI*FACTU?
VERI*FACTU es la denominación que recibirán aquellos sistemas que, además de cumplir con las exigencias técnicas, estén habilitados para enviar automáticamente los datos de facturación a la Agencia Tributaria en el momento en que se genera la factura.
Las facturas generadas por estos sistemas llevarán dos elementos identificativos:
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Un código QR que permitirá su verificación por terceros.
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La indicación explícita "VERI*FACTU", como distintivo del sistema.
Aunque inicialmente su uso será voluntario, se espera que se extienda ampliamente por las ventajas que aporta en términos de seguridad y prevención de inspecciones.
Novedades en los procedimientos de facturación
Como parte del nuevo modelo, Hacienda permitirá que el receptor de la factura también pueda remitir la información a la Administración. Esto reforzará la veracidad de los datos y ayudará a prevenir errores o fraudes relacionados con el IVA.
Además, la Agencia hace un llamamiento a asociaciones y profesionales para que participen activamente en la fase de implantación mediante pruebas piloto y aportaciones técnicas, en lo que se ha denominado colaboración social.
Qué deben hacer las empresas desde ya
Ante este escenario, es esencial que los empresarios adopten una actitud proactiva. Las siguientes acciones son prioritarias:
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Revisión del software actual: Muchos programas no cumplen los requisitos exigidos. Es imprescindible actualizar o sustituir las herramientas de facturación.
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Comprobación de la certificación: Exija a su proveedor la declaración responsable conforme al modelo oficial de la AEAT.
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Planificación anticipada: Las sanciones por incumplimiento serán elevadas y no se admitirán justificaciones técnicas por fallos del sistema.
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Especial atención a la trazabilidad: Cualquier intento de borrar o modificar facturas será registrado y podrá ser detectado fácilmente por Hacienda.
Conclusión: más que un cambio técnico, un nuevo modelo de control
El nuevo sistema no se limita a modernizar los programas de facturación. Supone un cambio estructural en la forma de documentar y declarar las operaciones económicas. Adoptarlo con antelación no solo reducirá el riesgo fiscal, sino que proporcionará mayor control y tranquilidad ante cualquier revisión.