Las sociedades deben prestar especial atención al cumplimiento de sus obligaciones contables, societarias y registrales, no solo por exigencia legal, sino por los efectos que ello puede tener en caso de inspección, conflicto entre socios o situaciones concursales.
Mantenimiento actualizado de la contabilidad y documentación social
Toda sociedad debe:
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Llevar la contabilidad al día, conforme al Código de Comercio.
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Conservar las actas de las reuniones de Junta General y Consejo de Administración.
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Registrar correctamente las transmisiones de participaciones o acciones en los libros societarios correspondientes.
Plazo para el depósito de cuentas anuales
Recordamos que el plazo para depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil concluye el 30 de julio de 2025, siempre que la Junta General apruebe las cuentas antes del 30 de junio (plazo habitual si el ejercicio coincide con el año natural).
Legalización de libros contables y societarios
Libros contables obligatorios
Toda empresa debe legalizar los siguientes libros:
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Libro Diario: donde se anotan las operaciones contables de forma cronológica.
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Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: incluye balances, cuentas de pérdidas y ganancias, y sumas y saldos trimestrales.
Además, aunque no es obligatorio, se pueden legalizar otros libros auxiliares como el Libro Mayor o los libros de IVA.
Libros societarios obligatorios
Deben legalizarse también los siguientes libros sociales:
Libro de Actas
Es obligatorio para recoger los acuerdos de:
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Juntas Generales (mínimo, el acta de aprobación de cuentas).
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Consejo de Administración (mínimo una acta por trimestre).
Este libro debe presentarse en soporte electrónico y legalizarse anualmente ante el Registro Mercantil.
Cada acta debe incluir:
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Fecha y lugar de la reunión.
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Convocatoria, orden del día y asistentes (incluyendo capital representado).
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Desarrollo de los temas tratados.
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Resultado de las votaciones.
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Firma del Secretario y visto bueno del Presidente.
Incluso en sociedades con socio único, es obligatorio documentar las decisiones en forma de acta.
En ocasiones, las actas pueden elevarse a público mediante acta notarial, lo que refuerza su validez jurídica.
Libro Registro de Socios (SL)
En las sociedades limitadas debe constar:
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Identidad de los socios.
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Participaciones que poseen.
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Transmisiones realizadas y posibles cargas o gravámenes.
Libro Registro de Acciones Nominativas (SA)
Contiene los mismos datos que el anterior, pero referidos a acciones nominativas y a la identidad de los accionistas.
Importante: Estos libros solo deben legalizarse cuando haya habido algún cambio en la titularidad de participaciones o acciones, o si se han constituido cargas sobre las mismas.
Plazos y formato para la legalización
Todos los libros obligatorios deben presentarse por vía telemática, en formato electrónico, utilizando certificado digital, en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social.
📅 Plazo límite: dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio (hasta el 30 de abril de 2025 si el ejercicio coincide con el año natural).
Conservación de libros y documentación
Según establece la Ley General Tributaria y el Código de Comercio, las sociedades deben conservar durante seis años:
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Los libros contables y societarios, ordenados y accesibles.
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La correspondencia, documentación de respaldo y justificantes.
Este deber de conservación subsiste aunque cese la actividad o se disuelva la sociedad, recayendo en ese caso sobre los liquidadores.
Riesgos por incumplimiento
No legalizar los libros obligatorios puede tener consecuencias importantes:
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Sanciones administrativas por parte de Hacienda o del Registro Mercantil.
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Responsabilidad personal de los administradores ante deudas sociales, si se considera una mala gestión contable.
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En caso de concurso de acreedores, puede contribuir a que el concurso se califique como culpable, lo que implicaría responsabilidad directa del órgano de administración.
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Además, los libros no legalizados no tienen valor probatorio ante posibles conflictos internos o con terceros, ya que no garantizan la inalterabilidad del contenido.