El próximo 30 de abril finaliza el plazo para la legalización telemática de los libros contables y societarios correspondientes al ejercicio cerrado a 31 de diciembre, obligación que incumbe a todas las sociedades mercantiles.
Esta legalización debe realizarse exclusivamente por vía telemática ante el Registro Mercantil competente, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
El incumplimiento de esta obligación no solo constituye una infracción formal, sino que puede derivar en responsabilidades para los administradores, especialmente si se acredita perjuicio para la sociedad o terceros.
Libros contables obligatorios
Las sociedades están obligadas a llevar una contabilidad ordenada y actualizada, debiendo legalizar, como mínimo:
- Libro Diario, donde se registran cronológicamente todas las operaciones.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que incluye:
- Balances de sumas y saldos trimestrales
- Inventario de cierre
- Cuentas anuales (balance, cuenta de pérdidas y ganancias, etc.)
Adicionalmente, pueden legalizarse otros libros auxiliares (Libro Mayor, libros de IVA), aunque no es obligatorio.
Libros societarios
Libro de Actas
El Libro de Actas recoge los acuerdos adoptados por los órganos colegiados de la sociedad, conforme a lo dispuesto en el Código de Comercio.
Debe contener, para cada acta:
- Fecha y lugar de la reunión
- Convocatoria (fecha, forma y orden del día)
- Identidad de asistentes y capital representado
- Resumen de deliberaciones
- Acuerdos adoptados y resultado de las votaciones
- Aprobación del acta y firmas correspondientes
La aprobación del acta es esencial para la validez de los acuerdos, pudiendo realizarse al finalizar la reunión o en el plazo legalmente previsto.
Incluso en sociedades con socio único, es obligatorio documentar formalmente las decisiones adoptadas.
Obligación relevante:
Deben transcribirse todas las actas de:
- Junta General (al menos la de aprobación de cuentas anuales)
- Consejo de Administración (recomendable periodicidad mínima trimestral)
La legalización del Libro de Actas es anual y obligatoria.
Libro Registro de Socios (S.L.)
En las sociedades de responsabilidad limitada, este libro recoge:
- Identidad de los socios
- Titularidad de participaciones
- Transmisiones de participaciones
- Derechos inherentes a las mismas
Libro Registro de Acciones Nominativas (S.A.)
Equivalente al anterior para sociedades anónimas, incluyendo:
- Identidad de accionistas
- Número y valor de las acciones
- Derechos asociados
Importante:
Estos libros solo deberán legalizarse en el ejercicio en que se produzcan modificaciones en la titularidad o gravámenes sobre participaciones o acciones.
Depósito de cuentas anuales
Debe diferenciarse la legalización de libros del depósito de cuentas anuales, cuyo plazo finaliza:
- 30 de julio de 2026, esto es, un mes desde su aprobación por la Junta General.
Conservación de la documentación
De acuerdo con la normativa mercantil y tributaria:
- Los libros contables y societarios deben conservarse durante 6 años desde el último asiento.
- Esta obligación subsiste incluso en caso de cese de actividad o disolución, recayendo en este último caso sobre los liquidadores.
- También debe conservarse durante ese plazo toda la documentación justificativa y correspondencia empresarial.
Consecuencias del incumplimiento
La falta de legalización puede generar diversas contingencias:
- Sanciones económicas, generalmente desde 150 € hasta 6.000 € en supuestos graves
- Responsabilidad de administradores, si se acredita daño a la sociedad o terceros
- Posible calificación de concurso culpable
- Pérdida de valor probatorio de los libros en procedimientos judiciales
Asimismo, los acreedores pueden utilizar la falta de legalización como indicio para exigir responsabilidad personal por deudas sociales.
Conclusión
La legalización de libros no es un mero trámite formal, sino una obligación con relevantes implicaciones jurídicas, fiscales y mercantiles. Su correcta cumplimentación y presentación en plazo resulta esencial para garantizar la seguridad jurídica de la sociedad y de sus administradores.