La entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, que regula los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación, ha generado numerosas dudas entre empresarios y profesionales. Una de las cuestiones más frecuentes es si, con la implantación de Veri*factu, será posible seguir emitiendo facturas manuales o si todas deberán pasar obligatoriamente por un software adaptado.
La Dirección General de Tributos (DGT) ha dado respuesta a esta y otras cuestiones relevantes en su consulta vinculante V0058-25, de 3 de febrero de 2025, aportando claridad sobre el alcance del nuevo marco normativo.
1. ¿Quiénes están obligados a cumplir con Veri*factu?
Según aclara la DGT, todas las sociedades y autónomos que desarrollen actividades económicas tienen, a efectos del IVA, la condición de empresarios o profesionales, por lo que deben cumplir con las obligaciones generales de facturación.
Ahora bien, la aplicación del nuevo reglamento no se extiende de forma automática a todos ellos, sino únicamente a aquellos que emiten sus facturas utilizando sistemas informáticos o electrónicos.
¿Qué implica esto en la práctica?
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Si una empresa sigue utilizando medios completamente manuales (por ejemplo, papel en blanco, formularios preimpresos o incluso máquina de escribir), no se verá obligada a adaptarse al nuevo reglamento.
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En cambio, si se emiten facturas a través de un ordenador, ya sea con programas específicos, hojas de cálculo como Excel o procesadores de texto como Word, sí se considera que se está empleando un sistema informático de facturación, y por tanto sí será obligatorio cumplir con los requisitos técnicos del Real Decreto 1007/2023.
📌 Aviso importante: Muchos empresarios piensan que utilizar Excel o Word no supone un sistema de facturación "informático" al ser herramientas genéricas. Sin embargo, la Agencia Tributaria ha confirmado que sí lo es. Se recomienda revisar con urgencia el método de emisión de facturas para evitar errores antes de que finalice el año 2025.
2. ¿Puede Hacienda acceder a los datos de facturación?
Otra de las preocupaciones habituales gira en torno a si la Agencia Tributaria podrá acceder remotamente a los registros de facturación de las empresas. La respuesta es afirmativa, pero con limitaciones:
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El acceso solo será posible cuando se utilicen sistemas informáticos sujetos al reglamento.
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Este acceso deberá ajustarse a lo previsto en la Ley General Tributaria, en especial en lo relativo a la protección de datos y a los derechos del contribuyente.
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Además, los sistemas deberán garantizar que la información fiscal esté diferenciada de los datos empresariales o personales no tributarios, protegiendo así la confidencialidad del resto de la información de la empresa.
✅ En caso de emplear un sistema Veri*factu, la remisión continua y automatizada de los datos fiscales a la AEAT ya permite ese control sin necesidad de actuaciones adicionales.
📌 Conviene recordar: La AEAT puede requerir una copia de los registros o personarse en la empresa para verificar el funcionamiento del sistema de facturación, incluso si no se utiliza Veri*factu.
3. Diferencias clave entre sistemas Veri*factu y otros sistemas informáticos
El nuevo marco normativo distingue entre:
✔ Sistemas Veri*factu:
Son aquellos que remiten automáticamente y de forma continuada los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Incorporan una huella digital (hash) para garantizar la autenticidad e integridad de cada registro.
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No es necesaria la firma electrónica individualizada para cada registro.
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Permiten un control más directo y ágil por parte de la AEAT.
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Se consideran sistemas más seguros y alineados con la finalidad de lucha contra el fraude.
✔ Sistemas informáticos NO Veri*factu:
Son programas que no transmiten la información directamente a Hacienda. En estos casos, el artículo 12 del reglamento exige que los registros se firmen electrónicamente para garantizar que no han sido manipulados.
📌 Importante: Esta firma electrónica se refiere únicamente a los registros internos de facturación, no a las facturas entregadas al cliente, que podrán seguir emitiéndose sin necesidad de firma digital.
4. Infracciones y sanciones por incumplimiento
La Agencia Tributaria ha reiterado que el uso de sistemas informáticos que no garanticen la integridad, conservación y trazabilidad de los registros constituye una infracción grave, conforme al artículo 201 bis de la Ley General Tributaria.
Se considera igualmente infracción:
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La tenencia o comercialización de software de doble uso (que permita llevar contabilidades paralelas o alterar registros).
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El uso de sistemas que dificulten el control tributario.
Tanto los fabricantes de estos sistemas como los empresarios que los utilicen pueden enfrentarse a sanciones económicas elevadas.
Conclusión: ¿puedo seguir utilizando facturas manuales?
Sí, pero solo si no empleas ningún medio informático en su generación. El nuevo reglamento no prohíbe la emisión de facturas manuscritas o en papel, pero sí impone exigencias técnicas a toda factura emitida mediante herramientas digitales, incluso si no son programas de facturación propiamente dichos.
En consecuencia:
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Si facturas con Excel, Word o cualquier software: debes adaptarte al nuevo reglamento Veri*factu o firmar electrónicamente los registros.
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Si facturas en papel: puedes seguir haciéndolo, pero deberás valorar si este método es eficiente, sostenible y compatible con tus procesos contables y de control interno.
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Si optas por Veri*factu: tendrás mayor trazabilidad y menos requerimientos técnicos como la firma electrónica.