Te informamos sobre la reciente aprobación del Reglamento (Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre), el cual detalla los requisitos esenciales para programas informáticos de facturación, con el objetivo de prevenir el «software de doble uso».
En concordancia con la Ley General Tributaria, este Real Decreto establece la obligatoriedad para productores, comercializadores y usuarios de garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros contables y de gestión. El enfoque principal es la eliminación del «software de doble uso,» y este reglamento es la implementación específica de dicha obligación.
Este reglamento se concentra exclusivamente en asegurar que los sistemas informáticos que respaldan los procesos de facturación cumplan con estos requisitos. Se detallan las especificaciones que deben cumplir los sistemas de facturación.
Es relevante señalar que, tras la aprobación de este reglamento, se emitirá una Orden Ministerial con especificaciones técnicas adicionales para el software de facturación.
Es fundamental diferenciar este desarrollo reglamentario de la obligación pendiente para empresarios y profesionales de facturar electrónicamente (Proyecto de Reglamento de factura electrónica B2B, actualmente en trámite por el Ministerio de Economía, Comercio y Empresa con la participación de la Agencia Tributaria). La implementación de esta obligación está condicionada a la publicación de la normativa reglamentaria y abordará aspectos como la documentación, conservación y transmisión de dichos documentos.
Es crucial destacar que las obligaciones establecidas por el reglamento no están principalmente dirigidas a los empresarios o profesionales, sino que se definen principalmente para los productores y comercializadores del software de facturación, quienes deberán ofrecer sistemas adaptados a la normativa.
¿Cuál es el alcance y objeto territorial?
Este reglamento tiene como objetivo regular los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los sistemas y programas informáticos utilizados por aquellos que realizan actividades económicas. Se aplica a nivel nacional, con algunas consideraciones para territorios forales (País Vasco y Navarra) y normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla.
¿A quiénes se aplica?
El reglamento se aplica a contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas, contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente, entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, y a productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación.
Exclusiones:
No aplica a contribuyentes que lleven libros registros a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
El reglamento contempla la posibilidad de dispensa por parte del Departamento de Inspección de la AEAT, bajo circunstancias excepcionales, previa solicitud.
Atención. Productores y comercializadores deben adaptar sus sistemas a este reglamento en un plazo máximo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden ministerial que apruebe las especificaciones técnicas. Los usuarios (no excluidos) deben tener sus sistemas adaptados antes del 1 de julio de 2025.
¿Qué operaciones requieren cumplir con las nuevas disposiciones?
Las nuevas normas se aplican a los sistemas de facturación en relación con las operaciones de los obligados tributarios mencionados anteriormente, con algunas excepciones específicas detalladas en el reglamento.
¿Qué sistemas informáticos deben usar los empresarios y profesionales afectados?
Los obligados tributarios pueden cumplir con las nuevas obligaciones utilizando su propio sistema informático certificado, que debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley General Tributaria y en el reglamento. También se contempla el uso de una aplicación informática desarrollada por la Administración tributaria.
¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas y programas informáticos?
Los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. Deben ser capaces de remitir electrónicamente a la Administración tributaria todos los registros de forma continua, segura y automática. Además, se establece la necesidad de generar huella o «hash» a los registros de facturación, así como firmarlos electrónicamente.
Certificación de los sistemas informáticos:
El productor del sistema debe certificar que cumple con la normativa mediante una declaración responsable. Esta declaración incluirá los datos del sistema informático, los del productor y la fecha y lugar de la firma.
Verificación del cumplimiento por parte de la Administración tributaria:
La Administración tributaria puede verificar el cumplimiento de la obligación, solicitando acceso a los registros de facturación y eventos, y descargándolos o copiándolos para su consulta.
Posibilidad de remisión de registros de facturación a la Administración tributaria:
Se establece la posibilidad de que el obligado tributario remita de forma voluntaria los registros de facturación a la AEAT, cumpliendo con ciertas especificaciones técnicas que se establecerán. Se introduce el concepto de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «Sistemas VERI*FACTU» para aquellos sistemas utilizados por el obligado tributario que remitan electrónicamente a la AEAT todos los registros de facturación generados.
Posibilidad de remisión de información por parte del receptor de la factura:
El receptor de la factura puede proporcionar de forma voluntaria a la AEAT información contenida en el código «QR» de la factura. Esta remisión no se considera denuncia pública.
Integración de los registros de facturación en los libros registro:
Se prevé la posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la AEAT mediante los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el contenido del libro registro de facturas expedidas y otros libros registros antes del 1 de julio de 2025.
Entrada en vigor y efectos del Reglamento:
El Reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023. Los obligados tributarios deben tener operativos los sistemas informáticos adaptados antes del 1 de julio de 2025. Los productores y comercializadores deben tener sistemas en el mercado en un plazo de 9 meses desde la aprobación de las especificaciones técnicas.
La AEAT tendrá disponible el servicio para la recepción de registros de facturación remitidos por los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en un plazo de nueve meses desde la publicación de la Orden Ministerial mencionada anteriormente.