La adaptación de los sistemas informáticos de facturación ya tiene nuevas fechas de referencia. Tras los distintos cambios de calendario que se han producido, las empresas y los profesionales disponen ahora de un plazo adicional para preparar sus sistemas y procedimientos de facturación.
Con carácter general, las sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación a partir del 1 de enero de 2027, mientras que autónomos y demás contribuyentes incluidos en el ámbito de aplicación dispondrán hasta el 1 de julio de 2027.
El nuevo calendario permite afrontar la adaptación con mayor margen, pero conviene no confundir ese margen con la posibilidad de dejar la cuestión para el último momento.
Además, existe una segunda cuestión que está generando cierta confusión: Veri*Factu y la factura electrónica B2B son obligaciones diferentes. Aunque ambas forman parte del proceso de transformación digital de la facturación, responden a normativas distintas y tienen sus propios requisitos y calendarios.
¿Qué cambia con Veri*Factu?
La normativa sobre los sistemas informáticos de facturación persigue, fundamentalmente, garantizar que la información relacionada con las facturas quede registrada de forma segura, íntegra y trazable.
Esto significa que los programas utilizados para facturar deberán cumplir determinados requisitos destinados a garantizar, entre otros aspectos, la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
La consecuencia práctica es importante: una factura no podrá tratarse como un documento que simplemente se crea, se modifica o se elimina dentro del programa sin dejar constancia de lo sucedido.
El sistema deberá permitir reconstruir la secuencia de los registros y detectar las modificaciones o actuaciones realizadas sobre ellos.
Por tanto, el cambio no consiste únicamente en disponer de un programa de facturación más moderno. También afecta a la forma en que se gestionan las facturas en el día a día.
Por ejemplo, será necesario prestar especial atención a las facturas rectificativas, las anulaciones, los cambios de numeración y, en general, a cualquier procedimiento que implique modificar la información previamente registrada.
¿Cuándo deberán adaptarse las empresas y los autónomos?
El calendario definitivo establece dos fechas principales:
| Contribuyentes | Fecha de adaptación |
|---|---|
| Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | 1 de enero de 2027 |
| Resto de contribuyentes incluidos en el ámbito de aplicación | 1 de julio de 2027 |
Por tanto, las sociedades mercantiles, como las sociedades limitadas o anónimas, deberán estar preparadas desde comienzos de 2027.
Los autónomos y profesionales que estén incluidos en el ámbito de aplicación dispondrán de unos meses adicionales, hasta el 1 de julio de 2027.
El volumen de facturación o el tamaño de la empresa no determina por sí mismo la obligación. Lo fundamental es analizar la situación concreta del contribuyente y el sistema que utiliza para emitir sus facturas.
¿Es obligatorio enviar todas las facturas a Hacienda?
No necesariamente.
Una de las cuestiones que más dudas está generando es la identificación entre Veri*Factu y el envío automático de información a la Agencia Tributaria.
La normativa contempla diferentes sistemas de cumplimiento. Entre ellos se encuentra la modalidad VERI*FACTU, en la que los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria.
También existen sistemas que cumplen los requisitos establecidos para conservar los registros de facturación en el propio sistema, con las correspondientes garantías de seguridad, trazabilidad e inalterabilidad.
Por ello, disponer de un sistema adaptado a la normativa no significa automáticamente que todas las empresas tengan que remitir sus registros de facturación a la AEAT.
Será necesario conocer las características concretas del programa utilizado y determinar qué modalidad resulta aplicable.
¿Quién queda fuera de Veri*Factu?
La normativa contempla determinados supuestos de exclusión.
Entre ellos se encuentran, con carácter general, los contribuyentes sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII) y determinados contribuyentes sujetos a la normativa foral del País Vasco y Navarra, de acuerdo con sus respectivas reglas.
También debe prestarse atención a aquellos contribuyentes que realizan sus facturas exclusivamente por medios manuales y sin utilizar un sistema informático de facturación.
En cualquier caso, la aplicación de estas excepciones debe analizarse de acuerdo con las circunstancias concretas de cada contribuyente.
Antes de realizar una inversión en un nuevo programa de facturación, conviene comprobar primero si existe realmente obligación de adaptación y qué requisitos resultan aplicables.
¿Qué pasa con las facturas hechas con Excel?
Esta es una cuestión especialmente habitual entre pequeños negocios y profesionales.
Utilizar una plantilla de Excel para preparar las facturas no significa necesariamente que el contribuyente quede al margen de la normativa. Lo relevante es determinar si la herramienta utilizada tiene la consideración de sistema informático de facturación a efectos de la normativa.
Por ello, seguir utilizando una hoja de cálculo no debería plantearse como una solución para evitar Veri*Factu.
Para los negocios que todavía trabajan con sistemas de facturación muy manuales, el periodo disponible hasta 2027 puede ser un buen momento para revisar el proceso y valorar qué herramienta resulta más adecuada.
La decisión no debería limitarse a elegir un programa que "cumpla con Veri*Factu". También conviene valorar aspectos como la gestión de facturas rectificativas, la integración con la contabilidad, la conservación de la información, la facilidad de uso y la futura adaptación a otros cambios en materia de facturación electrónica.
Una cuestión importante al elegir o renovar el programa de facturación
El aplazamiento de la entrada en vigor proporciona más tiempo a los contribuyentes, pero no debería utilizarse para posponer indefinidamente la revisión del software.
La normativa establece también obligaciones para los fabricantes y comercializadores de sistemas informáticos de facturación. En particular, deben garantizar que las soluciones comercializadas cumplen los requisitos establecidos y disponer de la correspondiente declaración responsable.
Por ello, si una empresa está pensando en cambiar de programa, implantar un ERP o renovar su sistema de facturación, es recomendable solicitar al proveedor información concreta sobre su adaptación a la normativa.
No se trata únicamente de preguntar si el programa es "Veri*Factu". Conviene conocer qué sistema ofrece, cómo gestiona los registros de facturación, qué ocurre con las rectificaciones y qué garantías proporciona respecto al cumplimiento de los requisitos legales.
Una elección adecuada ahora puede evitar tener que realizar una nueva migración posteriormente.
Veri*Factu no es lo mismo que la factura electrónica B2B
La digitalización de la facturación está dando lugar a varios cambios normativos que van a coincidir en el tiempo, pero que no deben confundirse.
Veri*Factu afecta al sistema informático utilizado para generar y gestionar los registros de facturación.
La factura electrónica B2B afecta, en cambio, a la forma en que deberán emitirse e intercambiarse determinadas facturas entre empresarios y profesionales.
Por tanto, una obligación no sustituye a la otra.
Una empresa puede tener que adaptar su programa de facturación para cumplir con los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y, adicionalmente, prepararse para la futura implantación de la factura electrónica entre empresas y profesionales.
También los calendarios son diferentes. En el caso de Veri*Factu, las fechas de referencia son el 1 de enero y el 1 de julio de 2027. La factura electrónica B2B cuenta con un calendario propio vinculado al desarrollo de su normativa y a los plazos establecidos para su aplicación.
¿Qué conviene hacer antes de 2027?
Aunque todavía queda margen, la adaptación requiere algo más que actualizar un programa.
Antes de que llegue la fecha de entrada en vigor será conveniente revisar:
- qué sistema se utiliza actualmente para emitir las facturas;
- si el contribuyente está incluido en el ámbito de aplicación;
- si el programa cumple los requisitos establecidos;
- qué modalidad de funcionamiento ofrece;
- cómo se gestionan actualmente las facturas rectificativas y las anulaciones;
- cómo se conservan los registros y la documentación;
- si existen procesos manuales que deban modificarse;
- y qué personas dentro de la empresa intervienen en la emisión de facturas.
También es un buen momento para revisar determinadas prácticas que pueden pasar inadvertidas en la gestión diaria: facturas emitidas fuera del programa, documentos modificados después de su emisión, cambios en numeraciones o facturas incorporadas al sistema con retraso.
La adaptación tecnológica debe ir acompañada de una revisión de los procedimientos internos de facturación.
2027 está más cerca de lo que parece
El aplazamiento de Veri*Factu ha permitido ganar tiempo, pero también ha desplazado el momento en que muchas empresas tenían previsto abordar esta cuestión.
Para las sociedades, la primera fecha relevante será el 1 de enero de 2027. Para autónomos, profesionales y demás contribuyentes incluidos en el ámbito de aplicación, el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2027.
Todavía existe margen para analizar las distintas alternativas, consultar al proveedor del programa y realizar los cambios necesarios sin prisas.
Lo que conviene evitar es llegar a las semanas previas a la entrada en vigor sin haber comprobado si el sistema utilizado cumple la normativa y sin haber adaptado los procedimientos internos.
La mejor preparación para Veri*Factu no consiste únicamente en cambiar de programa: consiste en asegurarse de que el sistema de facturación y la forma de trabajar de la empresa están preparados para el nuevo marco normativo.