Han pasado cuatro a\u00f1os desde que se present\u00f3 una declaraci\u00f3n tributaria y surge una pregunta aparentemente sencilla: ¿podemos eliminar las facturas y el resto de documentaci\u00f3n de ese ejercicio?<\/strong><\/p>\n La respuesta no siempre es afirmativa.<\/p>\n El plazo general de prescripci\u00f3n tributaria es de cuatro a\u00f1os, pero no debe confundirse con el periodo durante el cual determinados datos, cr\u00e9ditos fiscales, deducciones o bases negativas pueden seguir produciendo efectos fiscales y, por tanto, estar sujetos a comprobaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n Este matiz es especialmente importante para las empresas, porque conservar \u00fanicamente la documentaci\u00f3n correspondiente a los \u00faltimos cuatro a\u00f1os puede resultar insuficiente en determinadas situaciones.<\/p>\n El art\u00edculo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) establece, con car\u00e1cter general, un plazo de prescripci\u00f3n de cuatro a\u00f1os para distintos derechos de la Administraci\u00f3n y del obligado tributario. Entre ellos se encuentra el derecho de la Administraci\u00f3n a determinar la deuda tributaria mediante la correspondiente liquidaci\u00f3n.<\/p>\n Sin embargo, una cosa es que haya prescrito el derecho de la Administraci\u00f3n a liquidar un determinado ejercicio y otra diferente que los datos generados en ese ejercicio hayan dejado de tener consecuencias fiscales<\/strong>.<\/p>\n Hay cantidades que nacen en un ejercicio y se aplican o compensan durante los siguientes. En estos casos, el ejercicio de origen puede estar prescrito y, aun as\u00ed, determinados elementos de aquel periodo continuar siendo relevantes para una declaraci\u00f3n posterior que todav\u00eda no haya prescrito.<\/p>\n Por ello, la prescripci\u00f3n de un ejercicio no implica autom\u00e1ticamente que pueda eliminarse toda la documentaci\u00f3n relacionada con \u00e9l<\/strong>.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> antes de destruir documentaci\u00f3n fiscal antigua conviene comprobar si alguna base, cuota, deducci\u00f3n, cr\u00e9dito fiscal u otro elemento generado en ese ejercicio contin\u00faa produciendo efectos en ejercicios posteriores.<\/p>\n<\/blockquote>\n La Ley General Tributaria establece un r\u00e9gimen espec\u00edfico para determinadas partidas.<\/p>\n El art\u00edculo 66 bis dispone que el derecho de la Administraci\u00f3n para iniciar la comprobaci\u00f3n de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensaci\u00f3n y deducciones aplicadas o pendientes de aplicaci\u00f3n prescribe a los diez a\u00f1os<\/strong>.<\/p>\n El c\u00f3mputo de este plazo comienza desde el d\u00eda siguiente a aquel en que finaliza el plazo reglamentario para presentar la declaraci\u00f3n o autoliquidaci\u00f3n correspondiente al ejercicio o periodo en el que naci\u00f3 el derecho.<\/p>\n Estamos, por tanto, ante un plazo muy diferente de los cuatro a\u00f1os que habitualmente se asocian a la prescripci\u00f3n tributaria.<\/p>\n La consecuencia pr\u00e1ctica es clara: si una empresa conserva un cr\u00e9dito fiscal para aplicarlo en ejercicios posteriores, debe conservar tambi\u00e9n la documentaci\u00f3n necesaria para acreditar su existencia y correcta determinaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> los diez a\u00f1os no se cuentan simplemente desde la fecha de la factura o desde el cierre del ejercicio. La referencia legal es la finalizaci\u00f3n del plazo reglamentario para presentar la declaraci\u00f3n o autoliquidaci\u00f3n en la que se gener\u00f3 el derecho correspondiente.<\/p>\n<\/blockquote>\n Las bases imponibles negativas (BIN) del Impuesto sobre Sociedades permiten entender perfectamente la importancia de esta cuesti\u00f3n.<\/p>\n Una sociedad puede generar p\u00e9rdidas fiscales en un ejercicio y utilizar esas bases imponibles negativas para reducir bases imponibles positivas de ejercicios posteriores, dentro de los requisitos y l\u00edmites establecidos por la normativa.<\/p>\n Esto significa que una cantidad generada hace a\u00f1os puede seguir teniendo consecuencias fiscales mucho tiempo despu\u00e9s<\/strong>.<\/p>\n La Administraci\u00f3n dispone de un plazo de diez a\u00f1os para iniciar la comprobaci\u00f3n de estas bases imponibles negativas en los t\u00e9rminos establecidos por el art\u00edculo 66 bis de la LGT.<\/p>\n Adem\u00e1s, el TEAC, en su Resoluci\u00f3n 7028\/2022, ha puesto de manifiesto una cuesti\u00f3n especialmente importante desde el punto de vista probatorio: durante ese plazo, el contribuyente debe conservar no solo las autoliquidaciones y los libros contables, sino tambi\u00e9n los soportes documentales de las operaciones reflejadas en ellos que permitan justificar la procedencia de las BIN<\/strong>.<\/p>\n En otras palabras, que una p\u00e9rdida est\u00e9 correctamente registrada en la contabilidad no significa necesariamente que su realidad y procedencia est\u00e9n suficientemente acreditadas.<\/p>\n Las facturas, contratos, justificantes bancarios y dem\u00e1s documentaci\u00f3n que permita demostrar las operaciones que originaron la base imponible negativa pueden resultar determinantes si la Administraci\u00f3n realiza una comprobaci\u00f3n a\u00f1os despu\u00e9s.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> una anotaci\u00f3n contable no siempre sustituye a la documentaci\u00f3n que acredita la operaci\u00f3n que la origina.<\/p>\n<\/blockquote>\n Aqu\u00ed tambi\u00e9n es necesario introducir un matiz.<\/p>\n Una vez transcurrido el plazo especial de diez a\u00f1os, la Administraci\u00f3n pierde la posibilidad de iniciar la comprobaci\u00f3n de determinadas bases, cuotas o deducciones en los t\u00e9rminos previstos en el art\u00edculo 66 bis.2 de la LGT.<\/p>\n Pero esto no significa necesariamente que toda la documentaci\u00f3n pueda eliminarse si el contribuyente contin\u00faa utilizando esas cantidades en ejercicios posteriores<\/strong>.<\/p>\n El propio art\u00edculo 66 bis contempla que, una vez transcurrido ese plazo y salvo que la normativa espec\u00edfica establezca otra cosa, subsiste la obligaci\u00f3n de aportar las liquidaciones o autoliquidaciones correspondientes y la contabilidad cuando esas partidas se utilizan en ejercicios no prescritos.<\/p>\n En el caso de las bases imponibles negativas, el TEAC tambi\u00e9n ha destacado la importancia de acreditar el dep\u00f3sito de la contabilidad en el Registro Mercantil durante el plazo correspondiente.<\/p>\n Por tanto, el d\u00e9cimo aniversario tampoco debe interpretarse como una fecha autom\u00e1tica para vaciar el archivo documental de la empresa<\/strong>.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> antes de eliminar documentaci\u00f3n relacionada con cr\u00e9ditos fiscales pendientes de aplicaci\u00f3n, conviene comprobar qu\u00e9 documentaci\u00f3n sigue siendo necesaria para poder acreditar y hacer valer esos derechos.<\/p>\n<\/blockquote>\n Esta cuesti\u00f3n tampoco se limita al Impuesto sobre Sociedades.<\/p>\n En el IVA puede suceder que una empresa genere un saldo a compensar y lo vaya trasladando a periodos posteriores. Aunque la autoliquidaci\u00f3n en la que naci\u00f3 ese saldo sea antigua, el cr\u00e9dito fiscal contin\u00faa produciendo efectos cuando se incorpora a declaraciones posteriores<\/strong>.<\/p>\n La cuesti\u00f3n vuelve a ser la misma: no debe confundirse la imposibilidad de practicar una nueva liquidaci\u00f3n sobre un periodo prescrito con la posibilidad de comprobar el origen de un cr\u00e9dito fiscal que contin\u00faa teniendo efectos en un periodo posterior.<\/p>\n Adem\u00e1s, el art\u00edculo 66 bis no se refiere \u00fanicamente a las bases imponibles negativas. Tambi\u00e9n contempla bases o cuotas compensadas o pendientes de compensaci\u00f3n y deducciones aplicadas o pendientes de aplicaci\u00f3n<\/strong>, estableciendo para su comprobaci\u00f3n el plazo especial de diez a\u00f1os.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> las empresas que mantienen saldos de IVA a compensar deber\u00edan extremar la precauci\u00f3n con su archivo documental. Que la autoliquidaci\u00f3n original tenga m\u00e1s de cuatro a\u00f1os no significa, por s\u00ed solo, que la documentaci\u00f3n haya dejado de ser relevante.<\/p>\n<\/blockquote>\n Esta distinci\u00f3n puede generar cierta confusi\u00f3n.<\/p>\n ¿C\u00f3mo puede la Administraci\u00f3n examinar algo ocurrido hace m\u00e1s de cuatro a\u00f1os si el ejercicio ya ha prescrito?<\/p>\n La respuesta est\u00e1 en diferenciar dos actuaciones: comprobar el origen de una cantidad que contin\u00faa produciendo efectos fiscales y volver a liquidar el ejercicio en el que esa cantidad se gener\u00f3 no son necesariamente la misma actuaci\u00f3n<\/strong>.<\/p>\n La LGT diferencia el derecho a liquidar de determinadas facultades de comprobaci\u00f3n e investigaci\u00f3n. El art\u00edculo 66 bis establece precisamente que la prescripci\u00f3n de los derechos contemplados en el art\u00edculo 66 no afecta, con las limitaciones previstas en el propio precepto, al derecho de la Administraci\u00f3n a realizar determinadas comprobaciones e investigaciones.<\/p>\n Por ello, la prescripci\u00f3n de un ejercicio no convierte autom\u00e1ticamente en inalterable cualquier dato procedente de ese periodo cuando dicho dato contin\u00faa teniendo consecuencias tributarias en ejercicios posteriores<\/strong>.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> que la Administraci\u00f3n compruebe el origen de un elemento fiscal antiguo no significa necesariamente que pueda volver a liquidar el ejercicio de origen. Son cuestiones diferentes y est\u00e1n sometidas a l\u00edmites distintos.<\/p>\n<\/blockquote>\n Este es uno de los aspectos con mayor importancia pr\u00e1ctica.<\/p>\n Imaginemos una sociedad que conserva sus libros contables y sus declaraciones tributarias, pero que ha eliminado las facturas, contratos y dem\u00e1s justificantes porque hab\u00edan transcurrido cuatro a\u00f1os.<\/p>\n A\u00f1os despu\u00e9s, la sociedad pretende compensar una base imponible negativa de importe significativo. Si la Administraci\u00f3n todav\u00eda se encuentra dentro del plazo legal para comprobar dicha base, puede ser necesario demostrar las operaciones que dieron lugar a ella.<\/p>\n El criterio del TEAC pone el foco precisamente en esta cuesti\u00f3n: dentro del plazo correspondiente deben conservarse las autoliquidaciones, los libros de contabilidad y los soportes documentales de las operaciones<\/strong>.<\/p>\n Por tanto, si estos \u00faltimos no pueden aportarse, el contribuyente puede encontrarse con dificultades para acreditar la procedencia de las bases imponibles negativas declaradas.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> conservar el Impuesto sobre Sociedades y eliminar las facturas que justifican sus cifras puede dejar a la empresa con una declaraci\u00f3n correctamente archivada, pero sin la documentaci\u00f3n necesaria para acreditar determinadas cantidades.<\/p>\n<\/blockquote>\n La prescripci\u00f3n tributaria no es el \u00fanico criterio que debe utilizarse para establecer una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n documental.<\/p>\n El C\u00f3digo de Comercio establece sus propias obligaciones respecto de la conservaci\u00f3n de libros, correspondencia, documentaci\u00f3n y justificantes relacionados con el negocio.<\/p>\n Por ello, una pol\u00edtica de archivo empresarial no deber\u00eda dise\u00f1arse exclusivamente a partir de los plazos fiscales<\/strong>.<\/p>\n Puede existir una obligaci\u00f3n tributaria, otra mercantil y, adem\u00e1s, razones contractuales, societarias o procesales que aconsejen conservar determinados documentos durante un periodo superior.<\/p>\n El error est\u00e1 en buscar una \u00fanica cifra que sirva para toda la documentaci\u00f3n de la empresa.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> no existe un plazo universal que permita afirmar que toda la documentaci\u00f3n empresarial puede destruirse en una misma fecha. El periodo de conservaci\u00f3n depender\u00e1 de la naturaleza del documento y de los efectos jur\u00eddicos o fiscales que todav\u00eda pueda producir.<\/p>\n<\/blockquote>\n Las bases imponibles negativas y los saldos fiscales pendientes son ejemplos claros, pero no son los \u00fanicos.<\/p>\n Bienes de inversi\u00f3n, amortizaciones, determinadas deducciones, subvenciones, operaciones con efectos en varios ejercicios o contratos de larga duraci\u00f3n<\/strong> pueden requerir consultar documentaci\u00f3n correspondiente a periodos muy anteriores.<\/p>\n Y no debemos olvidar que, fuera del \u00e1mbito estrictamente tributario, pueden existir procedimientos judiciales, reclamaciones, garant\u00edas o responsabilidades que hagan necesario conservar determinados documentos durante m\u00e1s tiempo.<\/p>\n Por ello, establecer una pol\u00edtica de eliminaci\u00f3n autom\u00e1tica basada \u00fanicamente en la antig\u00fcedad de los documentos puede llevar a eliminar precisamente la documentaci\u00f3n que la empresa necesitar\u00e1 utilizar como prueba a\u00f1os despu\u00e9s.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> cuanto m\u00e1s prolongados sean los efectos fiscales, contables o jur\u00eddicos de una operaci\u00f3n, menos recomendable resulta aplicar una eliminaci\u00f3n autom\u00e1tica basada \u00fanicamente en la antig\u00fcedad del documento.<\/p>\n<\/blockquote>\n En la pr\u00e1ctica, una opci\u00f3n m\u00e1s adecuada consiste en clasificar la documentaci\u00f3n en funci\u00f3n de los efectos que pueda seguir produciendo<\/strong>.<\/p>\n Por un lado, estar\u00e1n los documentos sujetos \u00fanicamente a los plazos ordinarios. Por otro, la documentaci\u00f3n relacionada con bases imponibles negativas, cuotas pendientes, deducciones u otros cr\u00e9ditos fiscales que puedan utilizarse posteriormente.<\/p>\n Y, adem\u00e1s, habr\u00e1 documentaci\u00f3n vinculada a operaciones que, por sus caracter\u00edsticas, requiera un periodo de conservaci\u00f3n superior.<\/p>\n Esta clasificaci\u00f3n permite establecer un calendario de conservaci\u00f3n mucho m\u00e1s fiable que aplicar una regla general de cuatro a\u00f1os y eliminar despu\u00e9s todos los documentos de forma indiscriminada.<\/p>\n En un entorno cada vez m\u00e1s digitalizado, adem\u00e1s, conservar documentaci\u00f3n no significa simplemente acumular archivos. Tambi\u00e9n es importante que puedan localizarse, relacionarse con la operaci\u00f3n correspondiente y recuperarse cuando sea necesario<\/strong>.<\/p>\n Atenci\u00f3n:<\/strong> conservar no significa \u00fanicamente guardar. Una factura almacenada durante diez a\u00f1os, pero que despu\u00e9s no pueda relacionarse con la operaci\u00f3n, contrato o asiento que pretende justificar, puede perder buena parte de su utilidad probatoria.<\/p>\n<\/blockquote>\n Antes de realizar una eliminaci\u00f3n peri\u00f3dica de documentos, conviene revisar, al menos, los siguientes aspectos:<\/p>\n En definitiva, la pregunta no deber\u00eda ser simplemente «¿han pasado cuatro a\u00f1os?»<\/strong>.<\/p>\n Una pregunta mucho m\u00e1s \u00fatil es:<\/p>\n «¿Este documento sigue acreditando algo que todav\u00eda puede tener consecuencias fiscales, contables o jur\u00eddicas?»<\/strong><\/p>\n<\/blockquote>\n Si la respuesta es s\u00ed, eliminarlo puede ser prematuro.<\/p>\n La correcta gesti\u00f3n documental no consiste, por tanto, en conservarlo todo indefinidamente, pero tampoco en aplicar de forma autom\u00e1tica la regla de los cuatro a\u00f1os. La clave est\u00e1 en identificar qu\u00e9 documentos siguen teniendo valor probatorio y durante cu\u00e1nto tiempo pueden seguir siendo relevantes.<\/strong><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Han pasado cuatro a\u00f1os desde que se present\u00f3 una declaraci\u00f3n tributaria y surge una pregunta aparentemente sencilla: ¿podemos eliminar las facturas y el resto de documentaci\u00f3n de ese ejercicio? La respuesta no siempre es afirmativa. 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\n
Determinados cr\u00e9ditos fiscales pueden comprobarse durante diez a\u00f1os<\/h2>\n
\n
Las bases imponibles negativas: un ejemplo especialmente relevante<\/h2>\n
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¿Qu\u00e9 ocurre cuando han transcurrido los diez a\u00f1os?<\/h2>\n
\n
¿Y qu\u00e9 ocurre con el IVA?<\/h2>\n
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Comprobar un dato antiguo no significa reabrir necesariamente un ejercicio prescrito<\/h2>\n
\n
La contabilidad por s\u00ed sola puede no ser suficiente<\/h2>\n
\n
El plazo mercantil tambi\u00e9n debe tenerse en cuenta<\/h2>\n
\n
Hay documentaci\u00f3n que puede ser necesaria durante mucho m\u00e1s tiempo<\/h2>\n
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Una pol\u00edtica documental por categor\u00edas es m\u00e1s segura que la regla de los cuatro a\u00f1os<\/h2>\n
\n
¿Qu\u00e9 deber\u00eda revisar una empresa antes de destruir documentaci\u00f3n?<\/h2>\n
\n
\n