La participación a distancia exige la implantación de mecanismos que permitan verificar de forma fiable la identidad de quienes intervienen en la junta.
Esta cuestión reviste especial relevancia, ya que la correcta identificación de los asistentes afecta directamente a la válida constitución de la junta, al cómputo del quórum y a la determinación de las mayorías necesarias para la adopción de acuerdos.
A estos efectos, resulta aconsejable establecer procedimientos internos que contemplen, entre otras medidas:
- Sistemas de autenticación previa.
- Remisión anticipada de documentación acreditativa de identidad.
- Utilización de firma electrónica o mecanismos equivalentes de verificación.
- Identificación mediante videoconferencia.
- Confirmación previa de asistencia.
La grabación de la sesión constituye una medida preventiva recomendable
Aunque la normativa mercantil no impone con carácter general la grabación de las juntas con asistencia telemática, desde una perspectiva probatoria resulta altamente aconsejable.
La conservación de una grabación permite acreditar aspectos tan relevantes como:
- La correcta constitución de la junta.
- La identidad de los asistentes.
- El desarrollo de las deliberaciones.
- El sentido de las votaciones.
- La existencia o inexistencia de incidencias técnicas.
Asimismo, resulta conveniente remitir con antelación suficiente la documentación que vaya a ser objeto de deliberación, facilitando así el adecuado ejercicio del derecho de información por parte de los socios.
Participación exclusivamente telemática en una junta convocada como mixta
Es relativamente frecuente que una junta convocada con posibilidad de asistencia presencial y telemática termine celebrándose íntegramente a distancia debido a que ninguno de los socios acude físicamente al lugar de celebración.
En estos supuestos, la naturaleza jurídica de la reunión no se altera por dicha circunstancia. La junta seguirá considerándose una junta convocada de forma presencial con posibilidad de asistencia telemática, siempre que la convocatoria se haya realizado conforme a los requisitos legales y estatutarios aplicables.
No obstante, debe tenerse presente que las juntas exclusivamente telemáticas están sujetas a requisitos adicionales específicos cuya observancia también debe verificarse previamente.
Revisión preventiva de la organización societaria
La progresiva digitalización de la actividad empresarial ha llevado a numerosas sociedades a incorporar herramientas tecnológicas sin adaptar simultáneamente su marco societario interno.
Por ello, resulta aconsejable realizar una revisión periódica de aspectos como:
- La adecuación de los estatutos sociales a la normativa vigente.
- Los procedimientos de convocatoria de juntas.
- Los sistemas de identificación y acreditación de asistentes.
- Los mecanismos de participación y votación.
- Los protocolos de conservación de evidencias y documentación societaria.
Una adecuada planificación y revisión preventiva permite minimizar riesgos de impugnación, reforzar la seguridad jurídica de los acuerdos sociales y proporcionar mayores garantías tanto a los administradores como a los socios. En materia societaria, no basta con adoptar decisiones válidas; resulta igualmente esencial poder acreditar, en caso necesario, que dichas decisiones fueron adoptadas conforme a Derecho.