El 28 de octubre de 2024 se publicó la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, la cual completa el desarrollo normativo del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre) en lo referente a los Sistemas Informáticos de Facturación de empresarios y profesionales.
Esta Orden Ministerial marca el inicio de un plazo máximo de 9 meses para que los fabricantes y comercializadores de sistemas de facturación destinados a empresarios y profesionales adapten sus productos a la nueva normativa. A pesar de este límite, los desarrolladores ya pueden comenzar a comercializar sistemas que cumplan con los requisitos, dado que han tenido acceso a los anexos técnicos de la normativa durante su proceso de elaboración.
Con la publicación de esta Orden, se da cumplimiento a lo establecido en la Disposición final tercera del Real Decreto 1007/2003, de 5 de diciembre. Entre sus objetivos principales destacan:
- Fortalecer la obligación de emitir factura para todas las operaciones realizadas por empresarios y profesionales.
- Asegurar que cada operación se registre en el sistema informático de manera segura, inviolable y accesible, con un formato y estructura estándar que facilite la lectura, el análisis automatizado y el envío de información a la Administración Tributaria.
- Simplificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales, una medida que ya ha demostrado ser efectiva en otros países donde se ha implantado la obligación de enviar datos fiscales de manera inmediata o diferida.
El Real Decreto 1007/2023 introduce nuevos requisitos para reforzar la seguridad e integridad de los registros de facturación, detallando las condiciones que deben cumplir los sistemas para garantizar la conservación y autenticidad de los datos. Además, establece la obligatoriedad de incluir códigos QR y mensajes específicos en las facturas emitidas, con el objetivo de facilitar su trazabilidad y autenticidad, lo que facilita el control por parte de la administración tributaria.
Uso de sistemas de facturación por múltiples contribuyentes
En el caso de sistemas de facturación que den servicio a varios contribuyentes, cada uno deberá operar como un sistema independiente. Esto implica gestionar los registros de cada contribuyente de forma separada, con cadenas de registros individuales y autónomas bajo el sistema «VERI*FACTU», mostrando claramente la identidad del contribuyente en cada operación. Además, los sistemas que soporten varios usuarios deben indicar su estado actual (como alta o baja) mediante mensajes específicos.
Características del sistema VERI*FACTU
El sistema «VERIFACTU» está diseñado para conectarse directamente con la sede electrónica de la Agencia Tributaria, enviando registros de facturación en tiempo real al momento de su emisión. Este método permite a la administración un acceso inmediato a la actividad económica de las empresas, presumiendo que los sistemas con la etiqueta «VERIFACTU» cumplen con los requisitos legales.
Requisitos para enviar información a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT)
Para que los sistemas informáticos remitan registros de facturación a la AEAT, deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Conexión a Internet para la comunicación con los servicios electrónicos de la AEAT.
- Gestión de certificados electrónicos para la autenticación y firma de los registros.
- Envío de registros en el formato estipulado y bajo estrictas condiciones de seguridad, tanto de manera automatizada como en respuesta a solicitudes.
- Procesamiento adecuado de las respuestas recibidas de la AEAT.
Garantía de integridad e inalterabilidad de los registros
La normativa exige que los sistemas aseguren la integridad y no alteración de los registros mediante la creación de una huella o «hash» para cada uno, lo que permite su rápida verificación. Los registros deben firmarse electrónicamente, y el sistema debe verificar tanto la firma como la cadena de registros almacenada. En caso de detectar alguna alteración, el sistema activará una alarma y generará un registro del evento describiendo el incidente.
Envío de registros de facturación a la AEAT
Para enviar registros a la AEAT, los sistemas deben identificarse electrónicamente mediante certificados válidos que cumplan con los requisitos de autenticación establecidos en la administración pública. La transmisión puede realizarla el propio contribuyente o un representante autorizado.
Declaración responsable de los sistemas informáticos
Cada sistema de facturación deberá contar con una declaración responsable emitida por el fabricante, en la que se garantice el cumplimiento de la normativa. Esta declaración debe incluir datos detallados sobre el sistema, como su nombre, código de identificación, versión, componentes y funciones. También deberá especificar si cumple con el reglamento y si es compatible con «VERI*FACTU», además de facilitar los datos de contacto y la identificación del fabricante.
Inicio y renuncia al sistema VERI*FACTU
Los sistemas pueden comenzar a funcionar como «VERIFACTU» en cualquier momento, pero deben mantener esta condición hasta el cierre del año natural. Para renunciar a «VERIFACTU», el contribuyente deberá notificar a la AEAT la última fecha de uso, enviando esta información antes de finalizar el año en el que se desea hacer efectiva la renuncia.
Entrada en vigor
La normativa entra en vigor el 29 de octubre de 2024, pero tanto los fabricantes como los contribuyentes deberán adaptar sus sistemas para cumplir con estos requisitos a partir de julio de 2025.